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Comment améliorer ses e-mails ?
Le courrier électronique est un moyen de communication très pratique, mais il ne faut pas le détourner de son objectif en l'utilisant sans précaution ou trop souvent.
Vos e-mails en disent long sur vous. Ils constituent une fenêtre sur votre statut, vos habitudes de travail, votre niveau de stress et même sur votre personnalité. Les e-mails émanant des dirigeants sont davantage orientés sur les tâches à effectuer. Ils ont un degré de formalité, un ton et une absence de détails qui n'apparaissent pas aux niveaux intermédiaires et inférieurs du management. Les longues parenthèses, les faces souriantes des smileys et les e-mails amusants se retrouvent plus fréquemment
à des niveaux inférieurs de management, leurs auteurs se permettant alors un certain défoulement.
Le courrier électronique est un moyen de communication très pratique, mais il ne faut pas le détourner de son objectif en l'utilisant sans précaution ou trop souvent.
Vos e-mails en disent long sur vous. Ils constituent une fenêtre sur votre statut, vos habitudes de travail, votre niveau de stress et même sur votre personnalité. Les e-mails émanant des dirigeants sont davantage orientés sur les tâches à effectuer. Ils ont un degré de formalité, un ton et une absence de détails qui n'apparaissent pas aux niveaux intermédiaires et inférieurs du management. Les longues parenthèses, les faces souriantes des smileys et les e-mails amusants se retrouvent plus fréquemment
à des niveaux inférieurs de management, leurs auteurs se permettant alors un certain défoulement.
un moyen de communiquer, mais pas le seul.
Il est facile et rapide d'envoyer un e-mail. L'e-mail peut remplacer des discussions. En un clic de souris, il permet l'envoi dans le monde entier de messages ayant un fort impact. Mais ce serait une erreur de croire que les cadres dirigeants peuvent gérer de grandes équipes uniquement en leur envoyant des e-mails. Utilisez largement le courrier électronique, mais ne gérez pas votre entreprise avec lui. Vous n'atteindrez pas toutes les personnes que vous souhaitez atteindre et votre présence est irremplaçable.
Soyez concis et courtois: ne laissez pas le fil de vos messages devenir trop long.
Sachez que les e-mails plus longs qu'une page écran sont rarement lus jusqu'au bout. Leur lecture est repoussée en fin de journée ou au lendemain matin. Sentez aussi lorsqu'il est nécessaire d'abandonner la souris pour aller voir directement l'interlocuteur ou pour lui parler au téléphone. À partir d'un certain nombre d'e-mails échangés, les e-mails consomment trop de temps.
Rédigez des messages clairs.
Dites ce que vous voulez réellement dire.
Commencez par la ligne du sujet : elle doit être claire et attirante (et changez-la si le sujet change dans le fil du mail). Choisissez bien quels destinataires doivent apparaître dans le champ « À : » et dans le champ « Cc : ». Soyez clairs sur les actions à prendre et sur les priorités. Faites-les ressortir sous la forme de listes à puces ou de listes numérotées. Incluez un bouton réponse ou tout autre mécanisme si vous voulez être sûr que chacun a bien lu et compris le message.
Incitez vos destinataires à vous répondre
et à vous poser des questions.
Cela revient à laisser la porte de votre bureau ouverte.
Gardez vos reproches pour des réunions
en face à face.
Les messages incendiaires ou ceux remplis de critiques ou de venin, restent souvent sans effet. Les e-mails lapidaires, parce qu'ils ne sont pas accompagnés de l'expression vocale ou comportementale de l'auteur, sont pris au premier degré et peuvent être perçus comme étant plus sévères que ne le pensait l'expéditeur. Vous contrôlez mieux la portée du message (et les émotions suscitées chez le destinataire) en parlant à la personne au téléphone ou en la rencontrant.
Utilisez l'humour sans abusez des émoticones, des smileys et des e-mails humoristiques.
Les smileys reflètent vos sentiments lorsque vous écrivez quelques facéties. Mais trop de facéties vous empêcheront d'être pris au sérieux lorsque ce sera nécessaire.
Que dire des e-mails humoristiques ? Certaines entreprises les interdisent. Envoyez-les ou transmettez-les à vos risques et périls. Cette pratique présente souvent plus de désavantages que d'avantages mais chacun a besoin de rire de temps à autre. Toutefois, là encore, n'oubliez pas que trop d'humour vous empêchera d'être pris au sérieux.
Absent 5 minutes : pose
Attendez cinq minutes avant de l'envoyer.
Il vaut mieux supprimer des e-mails mal écrits que de les envoyer. Attendre cinq minutes ne gêne personne.
Dans certains logiciels de messagerie, on peut retarder l'expédition des messages pendant un certain temps. Si vous ne savez pas comment formuler votre message, attendez un peu. Allez vous dégourdir les jambes ou faites autre chose avant d'écrire le message.
Prenez du temps chaque jour pour répondre aux messages ou faites-vous aider.
Ménagez-vous du temps pour répondre à vos messages ou déléguez. Quand est-il trop tard pour répondre à quelqu'un? Jamais. Soyez simplement sûr d'avoir une bonne excuse.
Si vous ne parvenez pas à écrire d'e-mails efficaces, suivez une formation.
Ou demandez de l'aide auprès d'un collègue ou d'une assistante. Les e-mails représentent un élément important dans votre communication, apportez-y tout le soin nécessaire. N'oubliez pas que beaucoup de personnes ne vous connaissent que via les e-mails et vous jugent largement sur ce type d'écrit.
Utilisez un dictionnaire et un correcteur orthographique.
Évitez les fautes d'orthographe et les phrases en style télégraphique. Un e-mail n'est pas un SMS. Cela vous desservirait. M.E.
Les smileys reflètent vos sentiments lorsque vous écrivez quelques facéties. Mais trop de facéties vous empêcheront d'être pris au sérieux lorsque ce sera nécessaire.
Que dire des e-mails humoristiques ? Certaines entreprises les interdisent. Envoyez-les ou transmettez-les à vos risques et périls. Cette pratique présente souvent plus de désavantages que d'avantages mais chacun a besoin de rire de temps à autre. Toutefois, là encore, n'oubliez pas que trop d'humour vous empêchera d'être pris au sérieux.
Absent 5 minutes : pose
Attendez cinq minutes avant de l'envoyer.
Il vaut mieux supprimer des e-mails mal écrits que de les envoyer. Attendre cinq minutes ne gêne personne.
Dans certains logiciels de messagerie, on peut retarder l'expédition des messages pendant un certain temps. Si vous ne savez pas comment formuler votre message, attendez un peu. Allez vous dégourdir les jambes ou faites autre chose avant d'écrire le message.
Prenez du temps chaque jour pour répondre aux messages ou faites-vous aider.
Ménagez-vous du temps pour répondre à vos messages ou déléguez. Quand est-il trop tard pour répondre à quelqu'un? Jamais. Soyez simplement sûr d'avoir une bonne excuse.
Si vous ne parvenez pas à écrire d'e-mails efficaces, suivez une formation.
Ou demandez de l'aide auprès d'un collègue ou d'une assistante. Les e-mails représentent un élément important dans votre communication, apportez-y tout le soin nécessaire. N'oubliez pas que beaucoup de personnes ne vous connaissent que via les e-mails et vous jugent largement sur ce type d'écrit.
Utilisez un dictionnaire et un correcteur orthographique.
Évitez les fautes d'orthographe et les phrases en style télégraphique. Un e-mail n'est pas un SMS. Cela vous desservirait. M.E.